Automatisierungs-Suite für ein Bewertungsmanagement-Unternehmen

Ausgangslage

Das Unternehmen identifiziert Firmen mit problematischen Online-Bewertungen und bietet ihnen seine Dienstleistung an. Das Sammeln der Bewertungen, die Preiskalkulation und die Kontaktaufnahme liefen weitgehend manuell. Gleichzeitig kamen Eingangsrechnungen auf verschiedenen Wegen an und mussten von Hand in die Buchhaltung übertragen werden. Beides kostete Zeit, die im Kerngeschäft fehlte.

Lösung

Für den Vertrieb haben wir eine Make.com-Pipeline gebaut: Apify überwacht Bewertungen, ein Szenario ordnet jedem Fall die passende Preisstufe zu, versendet eine individuelle E-Mail und legt den Vorgang auf einem Monday.com-Board an. Für die Buchhaltung genügt ein Foto der Rechnung im Telegram-Chat. Eine KI liest die Belegdaten aus, legt die Rechnung in Xero als Bill an und archiviert das Dokument in Google Drive.

Umsetzung

Wir haben die Apify-Scraper so konfiguriert, dass sie regelmäßig die relevanten Bewertungsprofile abrufen und nur neue Einträge weitergeben. Die Staffelpreise sind als Regelwerk im Make.com-Szenario hinterlegt und lassen sich ohne Programmierkenntnisse anpassen. Für die Belegverarbeitung verbindet ein Telegram-Bot den Chat mit einem KI-Schritt zur Texterkennung, dessen Ergebnis vor der Übergabe an Xero auf Pflichtfelder geprüft wird. Jede Datei wird mit einheitlichem Dateinamen in einer festen Google-Drive-Ordnerstruktur abgelegt.