KI-Rezeptionistin für Ästhetik-Kliniken

Ausgangslage

Die Kliniken erhalten viele wiederkehrende Fragen zu Behandlungen, Abläufen und freien Terminen. Der Empfang war damit stark ausgelastet, und außerhalb der Öffnungszeiten blieben Anfragen liegen. Interessenten, die keine schnelle Antwort bekamen, wandten sich oft an andere Anbieter. Gleichzeitig sollte die persönliche Betreuung durch das Team nicht verloren gehen.

Lösung

Wir haben eine KI-Rezeptionistin in GoHighLevel eingerichtet, die rund um die Uhr auf Anfragen reagiert. Sie beantwortet häufige Fragen auf Basis der von den Kliniken freigegebenen Informationen und bietet freie Termine aus dem Kalender an. Jeder Kontakt wird mit Gesprächsverlauf im CRM gespeichert. Bei medizinischen Detailfragen oder besonderen Wünschen übergibt sie an das Team.

Umsetzung

Zuerst haben wir mit den Kliniken eine Wissensbasis aus Behandlungen, Abläufen und häufigen Fragen erstellt. Darauf aufbauend haben wir Tonalität, Gesprächsleitfaden und klare Grenzen für die KI definiert. Die Terminbuchung ist direkt mit den GoHighLevel-Kalendern verbunden. Vor dem Livegang haben wir die Assistentin mit typischen Gesprächsszenarien getestet und nachgeschärft.