KI-Workflow-Suite mit n8n: fünf Automationen für den Alltag

Ausgangslage

Kleine Unternehmen haben viele Aufgaben, die einzeln zu klein sind, um jemanden dafür einzustellen, und zusammen trotzdem teuer: Branchenartikel lesen und zusammenfassen, Bilder suchen, Anfragen an die richtige Stelle weiterleiten, Termine vereinbaren, den Posteingang sortieren. Wir wollten zeigen, dass sich jede dieser Aufgaben zuverlässig automatisieren lässt – nicht als Chatbot, der Text zurückgibt, sondern als Workflow, der die Aufgabe abschließt.

Lösung

Jeder der fünf Workflows ist in sich geschlossen: ein klarer Auslöser, ein KI-Schritt mit genau einer Aufgabe und ein echtes Ziel – eine Tabelle, Google Drive, ein Kalender, ein Gmail-Label. Ein Router klassifiziert Anfragen und übergibt sie an einen von drei Spezialisten-Agenten, mit Rückfrage, wenn er sich nicht sicher ist. Der Terminagent prüft den Kalender auf Konflikte, bevor er bucht, und lehnt Überschneidungen ab. Die Posteingangs-Triage vergibt pro E-Mail genau eines von vier Labels und rührt sonst nichts an.

Umsetzung

Umgesetzt in n8n mit Gemini- und Groq-Modellen, angebunden an Google Sheets, Google Calendar, Gmail, Google Drive, Pexels und Apify. Alle fünf Workflows wurden gegen Live-Konten getestet, inklusive bewusster Fehlerfälle: defekte Links, unlesbare Dokumente, doppelt gebuchte Zeitfenster, Unsinn-Eingaben. Die Suite dient uns als Baukasten für Kundenprojekte – die Bausteine werden auf die Tools und Regeln des jeweiligen Unternehmens angepasst.